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【会話術】職場で”NGワード”使っていませんか?

役立ち情報
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昨今、社内での会話もSNSやメールでするようになり、オフィス内がとても静かになったという声を聞くようになってきました。そのため、会話術の無い人が喋ることで、ちょっとした注意や指示がきつい言葉として伝わってしまい、いつまでもその人の耳に残って人間関係に亀裂が入ってしまうことがあります。

そんなときはまず、自分の会話能力を見極め、自分なりに会話術を磨いていきましょう。

柔らかい言葉選び

もし、職場内のチームでプロジェクトに関わっていたとします。メンバー全員の足並みが揃えばいいですが、そううまくいかないことも多いものです。チームの輪が乱れて、遅々としてプロジェクトが進まない時、あなたはどのような感情になるでしょうか?


誰かのせいにしていませんか?

「あの人がちゃんとしていれば…」「あの人がリーダーシップを取ってくれればうまくいくのに…」そんな風に思っていないでしょうか?

少しでも人のせいにしてしまう感情があることは、実はとても危険なサインです。まず前提として、人を自分の思いどおりに動かすことはできず、してはいけないということです。


思い込みは危険信号 

多くの人は、一度相手が悪いと思い込むんでしまうと、ずっとその気持ちのまま抜け出せなくなってしまいます。これは非常に危険な状態になります。更に怖いのは、自覚の無いままに表情に現れたり、言葉がきつくなったりすることです。

そうなってしまうと、気付かないうちに今度は自分が嫌な人になってしまうので、そうならないためにも、悪い表現と良い表現を確認しておくことが大切になります。


上司への相談の会話例

例えば、上司にプロジェクトの状況を相談する際に、
「○○さんのやり方では無理です。○○すべきです。」「〇〇さんのやり方には賛同できません。」というと、トゲのある嫌な言い方になってしまいます。


上記のような言い方を柔らかく言い換えてみると、「○○さんのやり方に、○○を取り入れてみるのはどうでしょうか?」「〇〇さんのやり方もわかります、しかし私にも別の案があるので聞いていただけますか?」のように、柔軟な対応ができていることが伺えます。

いわゆるNGワードは、 「~じゃないとダメ」 「~するべき」「~はあり得ない」などの強い言葉を指します。相手にはとてもきつく聞こえてしまい、自分の否定的な態度が強調されてしまいます。

OKワードでは、 「別の考え方もあるのではないでしょうか」 「~してみるのも良いですね」「角度を変えて考えてみる」など、柔軟性を示す表現になります。このように、柔らかい雰囲気の言葉に変換し、上手く自分の思いを伝えて良い会話へ繋げていくことがポイントになります。


会話を自らコントロール

例えば、私は商社で商品を提案する仕事を10年間、行っています。現場では多くの人と商談をしていますので、初めてお会いする人との打ち合わせは特に念入りに行い、会議などではそれぞれが自分の成果を発表し合い、よりよい営業活動へ繋げています。といった営業マンがいたとします。


応用を覚える

ここから応用編になります。先ほどの悪い表現と良い表現をマスターしたところで、次のステップとして会話をスムーズに運ぶポイントを押さえることが重要になります。


”W”と”H”

どの会話にも言えることですが、仕事の話を進めたい時には、まず相手の要望をしっかり聞きます。英語の授業で習った、英語の”W”と”H”。実はとても大事な存在です。


When「スタートはいつにしましょうか?」
Who 「メインはどなたにしますか?」 「メンバーはどなたでしょうか?」
Why 「このようになっているのは、なぜでしょうか?」
How 「どのように変えていきましょうか?」

これらを組み合わせて聞くことで、仕事や相手との問題点がはっきりと見えてきます。すると、今度は自分の意見を的確に伝えることができるようになってきます。会話で人を自分の思いどおりにコントロールすることはできませんが、「相手の話を良く聞いて、会話をうまくコントロールしていく」ことで、徐々にそれができてくるというわけです。


このように、色々な性格の人たちがいる中で、なかなか難しい会話術ですが、うまくコツをつかんでコミュニケーションを発展させていきましょう。